Ένας από τους μεγαλύτερους οργανισμούς διαχείρισης και επίλυσης συγκρούσεων το Centre of Effective Dispute Resolution (CEDR) συμβουλεύει αναφορικά με τον τρόπο διεξαγωγής της εξ αποστάσεως Διαμεσολάβησης. Στην εξ αποστάσεως Διαμεσολάβηση ο Διαμεσολαβητής απαιτείται να έχει την κατάλληλη επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου η οποία να είναι απολύτως ασφαλής και να μπορεί να μεταφέρει μεγάλα αρχεία.
Ένας δωρεάν διαδικτυακός λογαριασμός e-mail δεν κρίνεται κατάλληλος για το σκοπό αυτό. Επίσης κοινόχρηστα συστήματα απευθείας σύνδεσης (online) πρέπει επίσης να αποφεύγονται καθώς είναι επικίνδυνα. Πρέπει να είναι απολύτως σαφής για το Διαμεσολαβητή και τα μέρη ο χρόνος έναρξης της Διαμεσολάβησης και ποιες επικοινωνίες είναι εμπιστευτικές και χωρίς επιφυλάξεις. Αυτό πρέπει να δηλώνεται στην επικεφαλίδα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν η Διαμεσολάβηση πρόκειται να διενεργηθεί εξ αποστάσεως ή μέσω τηλεφώνου ο Διαμεσολαβητής πρέπει να καταβάλλει την ίδια ακριβώς προσπάθεια όπως θα έκανε σε μια συνήθη Διαμεσολάβηση για να επικοινωνήσει με τα μέρη εκ των προτέρων και να συζητήσει την υπόθεση κατ ιδίαν. Η επικοινωνία μόνο μέσω e-mail δεν θεωρείται επαρκής. Αντίστοιχα με τον τρόπο που ο Διαμεσολαβητής θα επιβεβαιώσει τους όρους προσέλευσης και τα στοιχεία του χώρου διεξαγωγής της Διαμεσολάβησης, ο Διαμεσολαβητής θα πρέπει να στείλει εκ των προτέρων στα μέρη πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης οποιασδήποτε τεχνολογίας και να ελέγξει ότι τα μέρη κατανοούν και γνωρίζουν πώς να τη χρησιμοποιούν και αισθάνονται άνετα με αυτή.
Εάν τα μέρη δεν είναι εξοικειωμένα με τη χρήση της τεχνολογίας ο Διαμεσολαβητής θα πρέπει να αναζητήσει μια άλλη εναλλακτική μέθοδο. Το επιθυμητό είναι ο Διαμεσολαβητής να είναι υπεύθυνος για το σύστημα τεχνολογίας, και αυτό δεν είναι πάντοτε εφικτό όπως π.χ. στις περιπτώσεις που μια επιχείρηση διαθέτει ήδη πλατφόρμα επικοινωνίας. Σε αυτή την περίπτωση ο Διαμεσολαβητής πρέπει να συνεννοηθεί με την επιχείρηση για το πώς θα ελέγχει τη Διαμεσολάβηση ( π.χ. οργανώνοντας τις συναντήσεις ) και θα εξασφαλίσει την ουδετερότητα και την εμπιστευτικότητα (π.χ. πρέπει να ελέγχει με ποιο τρόπο κάθε συνάντηση του Διαμεσολαβητή με το κάθε μέρος θα είναι ιδιωτική και εμπιστευτική).
Ο Διαμεσολαβητής ποτέ δεν πρέπει να χρησιμοποιεί τεχνολογία με την οποία τα μέρη αισθάνονται άβολα ή δεν γνωρίζουν πώς να την χρησιμοποιούν. Κατά διάρκεια της Διαμεσολάβησης ο Διαμεσολαβητής πρέπει να λαμβάνει υπόψη του την επίδραση της τεχνολογίας στη διαδικασία και τις σχέσεις. Όταν χρησιμοποιείται εξ αποστάσεως σύνδεση, η επαφή με τα μέρη χρειάζεται περισσότερο χρόνο για να εδραιωθεί και μπορεί επίσης εύκολα να χαθεί. Εάν χρησιμοποιείται μια πλατφόρμα εξ αποστάσεως επικοινωνίας με ζωντανή μετάδοση, όπως το Skype, θα πρέπει εκ των προτέρων να έχει συμφωνηθεί εάν θα χρησιμοποιηθεί ο τρόπος αυτός καθ όλη τη διάρκεια της Διαμεσολάβησης ή καθόλου ή μερικές φορές.
Η τηλεδιάσκεψη είναι πιο δύσκαμπτη από την ζωντανή παρουσία και ο Διαμεσολαβητής πρέπει να έχει υπόψη του ότι τα μέρη μπορεί να αισθάνονται ότι είναι υπό έλεγχο. Συγχρόνως όμως η τηλεδιάσκεψη μπορεί να λειτουργήσει σαν ένα προνόμιο για τα μέρη, καθώς στην άλλη πλευρά της επικοινωνίας βρίσκονται πραγματικοί άνθρωποι. Ο Διαμεσολαβητής πρέπει να κάνει μια διερευνητική κλήση αντί να έχει μια προκαθορισμένη άποψη για τη χρήση ή μη της επικοινωνίας μέσω video. H εμπιστευτικότητα και η ιδιωτικότητα μπορεί να είναι λιγότερο σαφείς στην οn line επικοινωνία και επομένως ο Διαμεσολαβητής μπορεί να χρειαστεί να είναι περισσότερο αυστηρός στην επιβεβαίωση των βασικών κανόνων κατά την έναρξη της συνεδρίας.
Ο Διαμεσολαβητής πρέπει να είναι σίγουρος ότι τα μέρη δεν έχουν ιδιωτικές συνομιλίες με άτομα που δεν μετέχουν επίσημα στη Διαμεσολάβηση ή κρατούν εκτενείς σημειώσεις καθώς και ότι η Διαμεσολάβηση δεν μαγνητοφωνείται. Ο Διαμεσολαβητής πρέπει να ελέγξει ότι οι συμμετέχοντες είναι αφοσιωμένοι στη διαδικασία καθώς είναι εύκολο να διασπαστείς στην εξ αποστάσεως επικοινωνία, ιδιαίτερα όταν αυτή λαμβάνει χώρα σε χώρος εργασίας.
Για το λόγο αυτό όταν ο Διαμεσολαβητής αφήνει τα μέρη μόνα τους για αρκετή ώρα πρέπει ή να τους αναθέτει συγκεκριμένες εργασίες σχετικές με τη Διαμεσολάβηση ή να καθιστά σαφές ότι πρόκειται για ένα διάλειμμα όπου τα μέρη μπορούν να διαθέσουν ελεύθερα το χρόνο τους. Πρέπει να έχει προβλεφθεί ένας τρόπος ώστε τα μέρη να μπορούν να υπογράφουν εξ αποστάσεως και αυτός πρέπει να έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων καθώς και εάν η υπογραφή χρειάζεται ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Πρέπει πάντοτε να διαθέτετε μια εναλλακτική λύση σε περίπτωση που η τεχνολογία παύσει να λειτουργεί (π.χ. θα έχουμε μια διάσκεψη μέσω τηλεφώνου). Ποτέ μην χάνετε το χρόνο περιμένοντας η τεχνική βλάβη να αποκατασταθεί.
(Πηγή: https://www.cedr.com)
Ο νέος Ν. 4512/2018, εφόσον δεν είναι δυνατή η φυσική παρουσία αμφοτέρων των μερών και του Διαμεσολαβητή στο ίδιο τόπο και χρόνο, παρέχει τη δυνατότητα η συνεδρία της Διαμεσολάβησης να πραγματοποιηθεί με τηλεδιάσκεψη μέσω ηλεκτρονικού υπολογιστή. Μάλιστα προβλέπει ότι η διαδικασία της τηλεδιάσκεψης μπορεί να πραγματοποιείται και μέσω γραφείου άλλου διαπιστευμένου Διαμεσολαβητή που εδρεύει στον τόπο της κατοικίας εγκατάστασης ή έδρας του άλλου ή των άλλων μερών της διαφοράς.
Παναγιώτα Λουκάκου
Δικηγόρος – Διαπιστευμένη Διαμεσολαβήτρια – Εκπαιδεύτρια Διαμεσολαβητών
